Czym zajmuje się księgowa? Zakres obowiązków w praktyce

2. Rachunek Przepływów Pieniężnych (Cash Flow)

W przypadku większych jednostek (lub jeśli tak zdecydują), księgowa sporządza również Cash Flow, który przedstawia zmiany w stanie środków pieniężnych z podziałem na działalność operacyjną, inwestycyjną i finansową.

Prowadzenie ksiąg to tylko część pracy. Kluczowym, i często najbardziej ryzykownym, obszarem jest zapewnienie pełnej zgodności z dynamicznie zmieniającymi się przepisami podatkowymi (tzw. tax compliance).

A. Podatek od Towarów i Usług (VAT)

Obsługa VAT to codzienność:

• Rejestry Sprzedaży i Zakupów VAT: Prowadzenie szczegółowej ewidencji na potrzeby rozliczenia podatku należnego (sprzedaż) i naliczonego (zakup).

• JPK_V7: Comiesięczne lub kwartalne generowanie i wysyłanie Jednolitego Pliku Kontrolnego, który łączy deklarację VAT i ewidencję. Księgowa jest odpowiedzialna za prawidłową klasyfikację transakcji (np. stawki VAT, transakcje WDT, WNT, eksport/import usług).

• Split Payment i Biała Lista: Monitorowanie transakcji pod kątem obowiązku stosowania mechanizmu podzielonej płatności (split payment) oraz sprawdzanie kontrahentów w wykazie podatników VAT (Biała Lista).

B. Podatki Dochodowe (CIT / PIT)

Księgowa jest odpowiedzialna za prawidłowe ustalenie podstawy opodatkowania i rozliczenie podatków dochodowych.

1. CIT (Corporate Income Tax)

Dla osób prawnych (spółek kapitałowych) oznacza to m.in. kwalifikację kosztów na Koszty Uzyskania Przychodów (KUP) i Koszty Niestanowiące Kosztów Uzyskania Przychodów (NKUP), dokonywanie korekt cen transferowych, rozliczanie amortyzacji oraz sporządzanie i składanie rocznej deklaracji CIT.

2. PIT (Personal Income Tax)

Dla osób fizycznych (jednoosobowe działalności) księgowa zajmuje się prowadzeniem Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR) lub ewidencji ryczałtu oraz doradza w zakresie optymalnej formy opodatkowania.

C. Podatki Specjalne i Lokalne

Dodatkowo księgowa może zajmować się:

• Rozliczeniem podatku akcyzowego,

• Podatku od nieruchomości,

• Pobieraniem i odprowadzaniem zaliczek na podatek u źródła (WHT).

Często (choć nie zawsze) w zakres obowiązków księgowej wchodzi obsługa płac i kwestie związane z pracownikami.

A. Wynagrodzenia (Payroll)

To jeden z najbardziej skomplikowanych i obciążonych odpowiedzialnością obszarów:

• Listy Płac: Sporządzanie list płac, wyliczanie wynagrodzenia brutto i netto, potrąceń, zaliczek na PIT oraz składek ZUS.

• Deklaracje ZUS: Generowanie, weryfikacja i wysyłanie deklaracji rozliczeniowych ZUS (DRA, RCA, RZA).

• PIT-11 i PIT-4R: Sporządzanie rocznych informacji o dochodach oraz deklaracji zbiorczych.

Wiedza Specjalistyczna: Księgowa musi znać przepisy Kodeksu Pracy dotyczące m.in. minimalnego wynagrodzenia, pracy w godzinach nadliczbowych, ekwiwalentów za urlop oraz zwolnień lekarskich, a także regulacje ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.