Firma ochroniarska na event – kiedy warto ją zatrudnić?

Organizacja eventu wymaga skoordynowania wielu elementów - od wyboru odpowiedniego miejsca i przygotowania infrastruktury, przez obsługę uczestników, aż po kwestie techniczne i logistyczne. Wśród tych obowiązków szczególne miejsce zajmuje bezpieczeństwo. Nawet najlepiej przygotowany harmonogram wydarzenia może zostać zakłócony przez niekontrolowany napływ uczestników, konflikt między gośćmi, wtargnięcie do strefy niedostępnej dla publiczności czy nagłą sytuację wymagającą sprawnej ewakuacji.

Profesjonalna firma ochroniarska nie jest więc rozwiązaniem przeznaczonym wyłącznie dla wielkich koncertów czy festiwali. Jej wsparcie może być potrzebne również podczas wydarzeń firmowych, targów, konferencji, premier produktów, imprez plenerowych, zawodów sportowych czy zamkniętych spotkań z udziałem większej liczby gości. Zakres zabezpieczenia powinien być przy tym dopasowany do charakteru wydarzenia, liczby uczestników, lokalizacji oraz potencjalnych zagrożeń.

Dobrze przygotowana ochrona pozostaje często niemal niewidoczna dla uczestników. Jej zadaniem nie jest utrudnianie udziału w wydarzeniu, lecz zapewnienie porządku, kontrolowanie najważniejszych punktów obiektu i szybkie reagowanie wtedy, gdy rzeczywiście jest to konieczne. Właśnie dlatego decyzję o zabezpieczeniu eventu warto podejmować już na etapie jego planowania, a nie dopiero wtedy, gdy pojawią się pierwsze problemy.

Potrzeba zatrudnienia ochrony nie zależy wyłącznie od liczby uczestników. Równie istotny jest charakter wydarzenia, sposób organizacji przestrzeni, obecność alkoholu, wartość wykorzystywanego sprzętu czy udział osób wymagających dodatkowego zabezpieczenia.

Profesjonalne wsparcie warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy:

• wydarzenie odbywa się na dużym lub otwartym terenie,

• przewidywana jest duża liczba uczestników,

• konieczne jest kontrolowanie wejść i wyjść,

• na terenie eventu znajdują się strefy dostępne wyłącznie dla określonych osób,

• podczas wydarzenia wykorzystywany jest kosztowny sprzęt techniczny,

• organizator przewiduje możliwość wystąpienia konfliktów lub zakłóceń porządku,

• w wydarzeniu uczestniczą artyści, osoby publiczne, przedstawiciele firm lub goście VIP,

  Reklama

• charakter imprezy wymaga przygotowania określonych procedur bezpieczeństwa.

W przypadku większych wydarzeń zabezpieczenie powinno być częścią całego planu organizacyjnego. Pozwala to wcześniej ustalić, gdzie potrzebni będą pracownicy ochrony, które miejsca wymagają szczególnego nadzoru oraz w jaki sposób należy reagować na konkretne zagrożenia.

Zakres obowiązków firmy ochroniarskiej powinien wynikać bezpośrednio ze specyfiki eventu. Inaczej wygląda zabezpieczenie konferencji biznesowej, inaczej koncertu plenerowego, a jeszcze inaczej wydarzenia sportowego. Nie zawsze potrzebna jest duża liczba pracowników - znacznie ważniejsze jest ich właściwe rozmieszczenie i określenie konkretnych zadań.

Do podstawowych działań ochrony podczas eventu mogą należeć:

• kontrolowanie wejść na teren wydarzenia,

• nadzorowanie przepływu uczestników,

• zabezpieczanie sceny i zaplecza technicznego,

• pilnowanie stref zamkniętych,

• ochrona mienia organizatora i wystawców,

• reagowanie na zakłócenia porządku,

• wsparcie podczas sytuacji wymagających ewakuacji,

• zabezpieczanie artystów i zaproszonych gości,

• współpraca z organizatorem oraz odpowiednimi służbami.

Firma ochroniarska może również uczestniczyć w przygotowaniu zabezpieczenia jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia. Pozwala to zidentyfikować miejsca szczególnie narażone na problemy i odpowiednio zaplanować rozmieszczenie personelu.

Jednym z najważniejszych punktów każdego większego eventu są wejścia. To właśnie w tych miejscach powstają kolejki, spotykają się duże grupy uczestników i może dochodzić do prób wejścia osób nieuprawnionych. Źle zorganizowana kontrola potrafi powodować nie tylko frustrację gości, ale również problemy związane z bezpieczeństwem.

Zadaniem pracowników ochrony może być między innymi:

• kontrolowanie dostępu do wydarzenia,

• sprawdzanie uprawnień do wejścia do określonych stref,

• kierowanie uczestników do odpowiednich wejść,

  Reklama

• zabezpieczanie wyjść i dróg komunikacyjnych,

• uniemożliwianie dostępu do zaplecza osobom nieuprawnionym,

• kontrolowanie stref technicznych, backstage'u czy przestrzeni VIP.

Dzięki temu organizator zachowuje większą kontrolę nad ruchem osób na terenie eventu, a pracownicy techniczni, artyści i pozostali członkowie obsługi mogą wykonywać swoje zadania bez niepotrzebnych zakłóceń.

Bezpieczeństwo podczas eventu nie sprowadza się wyłącznie do pilnowania wejścia. Pracownicy ochrony powinni obserwować sytuację również w trakcie całego wydarzenia i reagować na zdarzenia, które mogą stanowić zagrożenie dla innych osób.

Profesjonalne zabezpieczenie może obejmować:

• monitorowanie zachowania uczestników,

• reagowanie na konflikty i próby zakłócania wydarzenia,

• ochronę wyznaczonych osób,

• zabezpieczanie miejsc o dużym natężeniu ruchu,

• kontrolowanie dostępu do sceny oraz zaplecza,

• współpracę z obsługą eventu w sytuacjach awaryjnych.

W przypadku wydarzeń wymagających bardziej rozbudowanego zabezpieczenia warto korzystać z doświadczenia firmy, która potrafi połączyć różne elementy ochrony w jeden spójny system. Informacje dotyczące zakresu usług związanych między innymi z ochroną imprez, zabezpieczeniem medycznym, barierkami i ogrodzeniami można znaleźć na stronie https://protektom.pl/. Protektom wskazuje również, że przy zabezpieczaniu imprez przygotowuje indywidualne plany i współpracuje z organizatorami oraz odpowiednimi służbami.

Skuteczna ochrona zaczyna się znacznie wcześniej niż w momencie otwarcia bram dla uczestników. Firma odpowiedzialna za bezpieczeństwo powinna wcześniej poznać charakter wydarzenia, teren, przewidywaną liczbę osób oraz sposób organizacji poszczególnych stref.

Na etapie przygotowań warto określić:

• liczbę i lokalizację wejść oraz wyjść,

• miejsca największego natężenia ruchu,

• strefy wymagające ograniczenia dostępu,

• lokalizację sceny i zaplecza technicznego,

• potencjalne miejsca powstawania zatorów,

• drogi ewakuacyjne,

  Reklama

• sposób komunikacji między ochroną a organizatorem,

• procedury działania w przypadku sytuacji kryzysowej.

Takie przygotowanie ogranicza improwizację. Pracownicy wiedzą, za jaki obszar odpowiadają, gdzie powinni się znajdować i komu przekazywać informacje w przypadku pojawienia się problemu. Protektom w swojej ofercie dotyczącej imprez masowych również podkreśla znaczenie indywidualnego planu zabezpieczenia dopasowanego do konkretnego wydarzenia.

Cena nie powinna być jedynym kryterium. Znacznie ważniejsze jest to, czy wykonawca ma doświadczenie w zabezpieczaniu wydarzeń o podobnym charakterze i potrafi przygotować rozwiązania odpowiadające rzeczywistym zagrożeniom.

Przed rozpoczęciem współpracy warto sprawdzić:

• doświadczenie firmy przy podobnych wydarzeniach,

• zakres świadczonych usług,

• sposób przygotowania planu zabezpieczenia,

• kwalifikacje i przygotowanie pracowników,

• możliwość zabezpieczenia różnych stref eventu,

• sposób komunikacji z organizatorem,

• procedury działania w sytuacjach awaryjnych,

• możliwość współpracy z innymi służbami,

• warunki ubezpieczenia,

• dokładny zakres odpowiedzialności określony w umowie.

Dobrym rozwiązaniem jest również wcześniejsze omówienie przebiegu wydarzenia. Firma ochroniarska powinna wiedzieć, ile osób jest spodziewanych, jaki jest harmonogram eventu, gdzie będą znajdowały się najważniejsze strefy oraz które momenty mogą wymagać zwiększonej uwagi.

Nie. Zakres zabezpieczenia powinien być proporcjonalny do skali wydarzenia i potencjalnych zagrożeń. Niewielkie spotkanie biznesowe dla kilkudziesięciu osób ma zupełnie inną charakterystykę niż kilkutysięczny koncert plenerowy.

Na poziom zabezpieczenia wpływają przede wszystkim:

• liczba uczestników,

• rodzaj wydarzenia,

• miejsce jego organizacji,

• liczba wejść i wyjść,

• obecność alkoholu,

• profil uczestników,

• obecność osób publicznych lub VIP,

• wartość sprzętu i infrastruktury,

• długość wydarzenia,

• możliwość wystąpienia dużego zagęszczenia ludzi.

Właśnie dlatego profesjonalne zabezpieczenie powinno być projektowane indywidualnie. Zbyt mała liczba pracowników może utrudnić skuteczne reagowanie, natomiast nadmierne zabezpieczenie niewielkiego wydarzenia niepotrzebnie zwiększy koszty organizatora.

Czy firma ochroniarska jest potrzebna tylko podczas imprezy masowej?

Nie. Z usług ochrony można korzystać również podczas mniejszych eventów firmowych, konferencji, targów, premier produktów, wydarzeń sportowych czy zamkniętych imprez. Zakres zabezpieczenia należy dopasować do charakteru i skali wydarzenia.

Czym zajmuje się ochrona podczas eventu?

Zakres obowiązków może obejmować kontrolę wejść, pilnowanie stref zamkniętych, ochronę sceny i zaplecza, reagowanie na zakłócenia porządku, zabezpieczenie mienia oraz wspieranie organizatora w sytuacjach awaryjnych.

Kiedy należy rozpocząć planowanie ochrony wydarzenia?

Najlepiej zrobić to już na etapie przygotowywania eventu. Pozwala to przeanalizować teren, wejścia, strefy zamknięte, drogi komunikacyjne oraz potencjalne zagrożenia i na tej podstawie przygotować odpowiedni plan zabezpieczenia.

Czy firma ochroniarska może zabezpieczać backstage i strefę VIP?

Tak. Ochrona może kontrolować dostęp do zaplecza technicznego, garderób, backstage'u, stref VIP oraz innych miejsc przeznaczonych wyłącznie dla osób posiadających odpowiednie uprawnienia.

Czy liczba ochroniarzy zależy wyłącznie od liczby uczestników?

Nie. Liczba uczestników jest ważnym czynnikiem, ale należy uwzględnić również charakter wydarzenia, lokalizację, liczbę wejść, układ terenu, występowanie stref zamkniętych oraz poziom potencjalnego ryzyka.

Dlaczego warto zatrudnić profesjonalną firmę ochroniarską?

Profesjonalna firma pomaga zaplanować zabezpieczenie, rozdzielić zadania pomiędzy pracowników i przygotować procedury reagowania na potencjalne zagrożenia. Dla organizatora oznacza to możliwość skupienia się na przebiegu eventu przy jednoczesnym zapewnieniu odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa uczestnikom, pracownikom i zaproszonym gościom.